Za przestrzeganie zapisów Kodeksu Etyki i monitorowanie zgodności standardów etyki zawodowej z zasadami Kodeksu Etyki odpowiedzialna jest Komisja ds. Etyki, powołana przez Prezesa Zarządu, w składzie:

• Członek Zarządu, Dyrektor Pionu Zarządzania Zasobami Ludzkimi;
• Członek Zarządu, Dyrektor Pionu Prawno-Organizacyjnego;
• Dyrektor Biura Kontroli Wewnętrznej.

Komisja ds. Etyki co roku sporządza raport ze swojej działalności, który jest następnie przekazywany Zarządowi oraz Komitetowi Audytu Rady Nadzorczej.

Kodeks Etyki funkcjonuje równolegle z Polityką Compliance, która obowiązuje od 31 października 2017 roku w całej Grupie Budimex. Wcześniej elementy tej polityki obowiązywały w spółkach, jednak od tego czasu nabrały formalny wymiar. Rok 2018 był więc pierwszym pełnym okresem jej obowiązywania. Kodeks Etyki wspiera wdrażanie, zarządzanie i monitorowanie Polityki Compliance, a ma ona na celu: „zapewnienie zgodności działalności organizacji z obowiązującymi przepisami prawa, normami oraz regulacjami wewnętrznymi, mające na celu: zapobieżenie naruszeniom dobrego imienia i reputacji organizacji, minimalizowanie ryzyk wystąpienia strat finansowych, związanych z działalnością organizacji niezgodną z prawem albo z regulacjami wewnętrznymi, jak również ograniczenie ryzyka narażenia organizacji na odpowiedzialność cywilną, administracyjną albo karną”. Stanowi ona również o tym, że poszanowanie prawa i etyki w biznesie jest jedną z kluczowych zasad działalności Grupy Budimex.

Polityka Compliance ma za zadanie zwrócić uwagę pracowników na ważne dla Grupy Budimex, wymienione wyżej kwestie. Wprowadza tzw. System Compliance, mający na celu prawidłowe wdrożenie i realizację wewnętrznych regulacji. Nadzór nad prawidłowym stosowaniem i przestrzeganiem Polityki Compliance sprawuje powołany w tym celu przez Zarząd Spółki Koordynator ds. Zgodności (Chief Compliance Officer), Zastępca Koordynatora ds. Zgodności oraz utworzony na wniosek Koordynatora ds. Zgodności Komitet Zgodności. W jego skład wchodzą przedstawiciele każdego pionu organizacyjnego Spółki. Koordynatorem Komitetu jest Członek Zarządu, Dyrektor Pionu Prawno-Organizacyjnego. Nieprzestrzeganie Kodeksu Etyki lub Polityki Compliance oznacza przede wszystkim wystąpienie ryzyk natury prawnej i reputacyjnej. W przypadku stwierdzenia niezgodności, możliwe są również straty finansowe i konflikty interesów.

Przestrzeganie Polityki Compliance dotyczy stosowania się do przepisów prawa oraz statutu Grupy Budimex, Kodeksu Etyki, obowiązujących w spółkach regulaminów, polityk, procedur, instrukcji, itp., szczególnie tych, dotyczących zminimalizowania ryzyka udziału pracowników Grupy w jakimkolwiek procederze noszącym znamiona korupcyjne lub płatnej protekcji. W 2018 roku przeprowadziliśmy 9 szkoleń w zakresie polityki i procedur antykorupcyjnych. Wszyscy pracownicy (100%) zapoznali się z polityką i procedurami antykorupcyjnymi. Blisko 250 osób (90%) zajmujących kierownicze stanowiska i pełniących funkcje przełożonych ukończyło szkolenia antykorupcyjne. Wszyscy (100%) członkowie organów zarządczych zapoznali się z polityką i procedurami antykorupcyjnymi oraz ukończyli szkolenia antykorupcyjne. Podobnie wszyscy (100%) dostawcy zapoznali się z polityką i przepisami antykorupcyjnymi Grupy Budimex (zapisy umowne).

Poszanowanie praw człowieka

W Grupie Budimex obowiązuje Polityka Ochrony Praw Człowieka, która obejmuje wszystkie spółki. Jest zgodna z Kodeksem Etyki i Polityką Compliance i ma na celu podnoszenie świadomości praw człowieka w całej Grupie, monitorowanie i rozwiązywanie problemów w tym obszarze. Do przestrzegania Polityki zobowiązani są pracownicy na wszystkich szczeblach, klienci, dostawcy i wykonawcy, z którymi współpracują spółki Grupy.

Polityka nakazuje pracodawcy respektowanie praw pracowników wyrażonych w Deklaracji Podstawowych Zasad i Praw Pracy przyjętej przez Międzynarodową Organizację Pracy. Zobowiązuje do działania bez dyskryminacji, promując równe szanse i ceniąc różnorodność, jak również przestrzegając zakazu pracy dzieci, pracy przymusowej oraz wolności zrzeszania się i prawa do negocjacji zbiorowych. Również wobec klientów i społeczeństwa zakazane są wszelkie formy dyskryminacji Za przestrzeganie praw człowieka odpowiada Komisja ds. Etyki. W 2018 roku nie stwierdzono przypadków łamania praw człowieka.

Prawa człowieka promowane są na każdym etapie łańcucha dostaw. Obowiązek przestrzegania praw człowieka dotyczy również dostawców i zleceniobiorców. W tym celu ustanowione zostały odpowiednie procedury oceny i wyboru dostawców. Prawa człowieka zostały ujęte w Kodeksie Kontrahenta, którzy ci są zobowiązani podpisać przed rozpoczęciem współpracy ze spółkami Grupy Budimex. Ich przestrzeganie jest monitorowane podczas audytów. W 2018 roku pod kątem przestrzegania praw człowieka na 1163 przeanalizowane ankiety kwalifikacyjne z dostawcami i 5329 ocen końcowych, żadna z wykrytych nieprawidłowości nie dotyczyła łamania praw człowieka.

Zarządzanie różnorodnością

Kadry Grupy Budimex składają się z osób o różnej płci, w różnym wieku, co sprzyja dialogowi międzypokoleniowemu. Jedną z zasad Kodeksu Etyki jest efektywne przeciwdziałanie dyskryminacji, a przede wszystkim działanie na rzecz różnorodności i otwartości w miejscu pracy. Nietolerancja i dyskryminacja stanowią zagrożenie dla jego integralności, dlatego Spółka Budimex SA wdrożyła Politykę Różnorodności odnoszącą się do równego traktowania ze względu m.in. na płeć, wiek, niepełnosprawność, stan zdrowia, narodowość, przekonania polityczne, formę, zakres i podstawę zatrudnienia. W ramach Polityki spółka Budimex zobowiązała się do tworzenia atmosfery i kultury organizacyjnej, która zapewnia poszanowanie dla wszelkich form różnorodności. Polityka Różnorodności dotyczy również obszaru rekrutacji, dostępu do szkoleń i awansów, wynagrodzeń, godzenia obowiązków zawodowych z życiem prywatnym, ochrony przed mobbingiem i nieuzasadnionym zwolnieniem.¹ W Grupie Budimex przeważają osoby w przedziale wiekowym 30-50, drugą grupą są osoby poniżej 30. roku życia, a nieco mniej liczną grupę stanowią osoby po 50. roku życia. W Budimeksie przełamujemy również bariery związane ze stanem zdrowia pracowników, zatrudniając osoby niepełnosprawne. W celu sprawnego zarządzania Polityką, wprowadzony został tzw. monitoring antydyskryminacyjny oraz antymobbingowy, a także system narzędzi edukacyjnych, szkoleń i warsztatów. Co roku rezultaty prowadzenia tej Polityki są raportowane do Zarządu. W 2018 roku nie zostały potwierdzone przypadki dyskryminacji.

Zgłaszanie naruszeń

Wszelkie informacje na temat Kodeksu Etyki i Polityki Compliance są dostępne w Budinecie − intranecie Grupy Budimex. Każdy nowy pracownik Grupy w ramach wprowadzenia zapoznaje się z Kodeksem Etyki, a od 2016 roku etyka jest elementem cyklicznych szkoleń dla pracowników.

Wszyscy pracownicy Grupy Budimex mają dostęp do informacji oraz narzędzi umożliwiających im zgłaszanie naruszeń Kodeksu Etyki lub Polityki Compliance. Zgłoszenia można dokonać osobiście lub anonimowo do Członków Komisji ds. Etyki, Koordynatora ds. Zgodności, jego Zastępcy lub Członków Komitetu Zgodności, pisemnie na adres siedziby Budimex, ul. Stawki 40, 01-040 Warszawa, drogą elektroniczną na adres etyka@budimex.pl lub compliance@budimex.pl. Do obu skrzynek mailowych mają dostęp wyłącznie uprawnieni do tego członkowie Komisji ds. Etyki lub Komitetu Zgodności. Jeśli osoba zgłaszająca wyrazi taką wolę, pozostaje anonimowa. Każdy otrzymuje zapewnienie o braku konsekwencji służbowych związanych z faktem zgłoszenia. Pracownicy mają również do dyspozycji telefon alarmowy Compliance +48 789 404 104. Zdarzają się też zgłoszenia wpływające poza tym systemem, np. w formie listów wysłanych bezpośrednio do Prezesa Zarządu lub członków Zarządu Budimex SA – spółki dominującej w Grupie Budimex. W takim przypadku są one przekazywane bezpośrednio do osób odpowiedzialnych za ich rozpatrzenie.

Wszystkie zgłoszenia są rozpatrywane z zachowaniem standardów poufności i mogą być podstawą do opracowania działań usprawniających i naprawczych. Każdy przypadek naruszenia jest pisemnie odnotowywany wraz z rekomendacjami lub wytycznymi do podjęcia dalszych działań przez daną komórkę organizacyjną, której zgłoszenie dotyczy. Koordynator ds. Zgodności we współpracy z Komitetem Zgodności i/lub Biurem Kontroli Wewnętrznej szczegółowo analizuje każde zgłoszenie. Jest on zobowiązany również przekazywać cykliczne raporty z zawiadomień do Zarządu i Rady Nadzorczej z podaniem informacji, jakie działania zostały podjęte w celu wyjaśnienia danego zgłoszenia (nie rzadziej niż za okres trzech miesięcy). Dodatkowo Komitet Audytu Rady Nadzorczej ma prawo w każdej chwili zażądać raportu za dany okres. W 2018 roku wpłynęło 12 zgłoszeń nieprzestrzegania zapisów Kodeksu Etyki i/lub Polityki Compliance w Grupie Budimex, z czego pięć dotyczyło kwestii pracowniczych (wliczając jednego pracownika podwykonawcy), cztery zgłoszenia dotyczyły samych podwykonawców, jedno konfliktu interesów. Zarejestrowane zostały również dwa zgłoszenia, które można uznać za próbę prowokacji korupcyjnej. W 10 przypadkach zgłoszone naruszenia nie znalazły potwierdzenia. Żadne z tych zdarzeń nie doprowadziło do strat finansowych w Grupie Budimex. Lista zgłoszeń naruszeń Kodeksu Etyki / Polityki Compliance w 2018 roku znajduje się w Sprawozdaniu na temat informacji niefinansowych Grupy Budimex za 2018 rok.