Monitorowanie zagrożeń

Kluczowe ryzyka związane z korupcją bądź łapownictwem dotyczą przede wszystkim sfery biznesowej, prawnej, finansowej i reputacyjnej. Monitoring przestrzegania zasad i kontrole prowadzone są przez Biuro Kontroli Wewnętrznej, a nadzór nad nimi sprawuje Prezes Zarządu. Biuro Kontroli Wewnętrznej jest odpowiedzialne za identyfikację i analizę ryzyk w Grupie, zapobieganie czynnikom je wywołującym. Jednocześnie bada działalność poszczególnych komórek organizacyjnych i spółek w Grupie. W przypadku realizowanych inwestycji, Biuro analizuje proces prowadzenia kontraktów, wykorzystanie posiadanych zasobów, sporządza raporty i wydaje polecenia podjęcia działań korygujących. Zgodnie z wdrożoną Procedurą IO-01-01-03 „Końcowe rozliczenie kontraktu”, po zakończeniu realizacji każdej budowy, pracownicy Biura Kontroli Wewnętrznej kontrolują końcowe rozliczenia zakupionych i wbudowanych materiałów budowlanych.

Wszystkie kluczowe inwestycje poddawane są analizie pod kątem ryzyka wystąpienia korupcji. Specjalny formularz wypełnia 100% jednostek kontrolowanych.1 Z kolei kontrole na kontraktach o mniejszej wartości mają charakter doraźny i losowy. W raporcie pokontrolnym nie ujawniamy narzędzi wykorzystywanych w ich monitorowaniu, uznając je za poufne. Upublicznienie takich informacji, a w szczególności sposobu prowadzenia analiz, w ocenie Grupy mogłoby przyczynić się do zmniejszenia ich efektywności i zwiększenia zagrożenia pojawienia się zachowań nieetycznych. Monitoring ryzyk prowadzony jest w cyklach miesięcznych, dwutygodniowych lub jeśli jest taka potrzeba tygodniowych.

Biuro Kontroli Wewnętrznej może również przeprowadzić dodatkowe kontrole. Rolą Biura jest też podejmowanie działań prewencyjnych i budowanie świadomości pracowników Budimex odnośnie samych ryzyk i działań, które mogą do nich doprowadzić. W tym celu Biuro Kontroli Wewnętrznej przygotowało podręcznik dla Dyrektora/Kierownika Kontraktu, w którym opisane zostały procesy produkcyjne pozwalające na bezpieczne i prawidłowe zrealizowanie kontraktu w Budimex SA w oparciu o obowiązujące procedury i instrukcje. Dodatkowo wszyscy pracownicy i dostawcy Budimex są zobligowani do zapoznania się z polityką i procedurami antykorupcyjnymi. Wszyscy pracownicy – nowozatrudnieni i z wieloletnim doświadczeniem w Grupie Budimex, zapoznają się z obowiązującymi procedurami antykorupcyjnymi podczas regularnych szkoleń.